この記事でわかること
①今、買うべき給与ソフト
②給与ソフトの選び方
給与ソフトの種類
給与ソフトとは、給与を計算するソフトです。給与を計算するだけでなく、その後の社会保険の手続きの帳票を出力したり、銀行に振り込むデータを出力できたりします。
具体的に給与ソフトでできることを一覧しました。
- 給与計算
- 給与明細の出力
- 銀行振り込みデータの出力
- 社会保険の手続きの出力
- 年末調整の計算
- 有給管理
- マイナンバー管理
- 勤怠管理
クラウド型の給与計算ソフト
クラウド型の給与計算ソフトのメリットは、「データ連携にすぐれている」「授業員の給与明細をメールで送信できる」ということです。
まず、データの連携にすぐれているですが、多くの給与計算ソフトは「勤怠管理システム」「経費精算ソフト」とデータを連携することができます。
連携するメリットですが、勤怠管理システムは、勤怠が勤怠管理システムで締まっていれば、そのデータを読み込むだけで、自動的に給与計算をしてくれます。また、経費精算ソフトと連携することで、従業員が立て替えている経費の精算金額を控除の欄に金額を飛ばすことができます。
２つのデータを連携すれば、その月の手当てなどを調整して給与計算を簡単に完了させることができます。
計算し終わった給与データはクラウドソフトであれば、印刷する必要がありません。従業員にメールで発信でき、ウェブ上で従業員は給与明細を確認することができます。（必要な分は印刷して渡すことも可能です。）
給与明細を印刷することコストや、封入したり手渡しするコストが減るので、クラウド給与を使うことは、経費削減につながります。
インストール型の給与計算ソフト
インストール型の給与計算ソフトのメリットは、クラウド給与計算ソフトと違って「従業員が増えてもソフトの金額が変わらない」ところです。
クラウド型のソフトは従業員1名あたりの利用料金を支払うため、価格が高くなります。それに大して、インストール型のソフトは、一度買ってしまえば従業員が増えても減っても同じ料金です。
ただ、給与明細を印刷することが基本のため、大規模な企業は給与明細を封入するコストや、印刷コストは大きくかさむでしょう。
給与ソフトの選び方
従業員が少なければ無料のソフトでも対応できる
自分とアルバイトパートだけなど、従業員が少人数の場合、給与計算の難易度がさがり、エクセルやスプレッドシートで対応できます。もちろん手書きの賃金台帳でもかまいません。
手書きの賃金台帳は売ってますが、インターネット上に、無料の賃金台帳の雛形もありますので、こちらを印刷して計算できれば、さらに経費削減につながります。
従業員が複数人いて、勤怠集計があれば、スプレッドシートを使うのがおすすめです。Googleアカウントがあればパソコン1台で複数人で使えますし、職場と家と連携してみることができます。
社長1人、短時間のパート従業員2人ぐらいであれば、無料でも十分対応可能です。
インストール型の給与ソフトは毎年購入しなければならない
給与ソフトは毎年メンテナンス費用がかかります。それは、社会保険料や所得税の金額が変わるためです。おおよその給与ソフトがメンテナンスパックという名前で保守費用を支払うことになります。
会計ソフトは買ったらほとんど買い切りになることが多いですが、給与ソフトは毎年買い換えなければならないので注意が必要です。
社会保険の手続きを考慮しよう
社会保険の手続きがある場合は給与計算ソフトの購入は必須です。ほとんどのソフトで、賃金台帳をもとに、社会保険手続き提出書類の下書きを作ってくれます。
また、正社員がいる場合は、社会保険の随時改定（月額変更届）の対象になったら、給与ソフトからアラームが出るなど、給与計算をミスしないための機能がついています。
社保対象の従業員が加入したら、社保の手続きが簡単になる、給与ソフトを購入することを検討しましょう。
勤怠システム・会計ソフトと連携するものを選ぼう
給与計算で面倒なのは、勤怠時間を転記することです。そもそも、勤怠集計もめんどくさいのですが、それをさらに勤怠システムに転記することは本当に面倒です。
クラウド型の会計ソフトであれば、ボタン一つで、勤怠情報を連携して計算してくれます。これにより面倒な給与計算は瞬殺できるようになります。
また、給与計算をした後、実務では、会計ソフトへ仕訳をいれる作業があります。この連携については、クラウド型でもデスクトップ型でも連携があります。ただ、現在どのソフトも連携の精度が低いです。
シンプルな給与体型であれば問題ありませんが、手当てや控除が多数用意されているものですと、手直ししなければならないものになる次第です。
全銀フォーマットが出力できるかどうか
給与計算が終わったあとには、給与振り込みをしなければなりません。個別に一人ずつの金額を入力していくと大変時間がかかります。また、ミスの誘発にもなりかねません。
給与計算ソフトはおおよそインターネットバンキングのデータを出力できます。給与ソフトに必要情報をいれることで、その後の業務が簡単になります。
有給管理をするかどうか
給与ソフトで有給を管理できるものは多くあります。ただ、実務では日数のメンテナンスが必要なソフトが多いので、結局スプレッドシートやエクセルなどで別途管理するのと同じです。有給管理は給与ソフトのおまけのようなものなので、使い勝手は悪い傾向です。
マイナンバー管理を忘れずに
従業員の入退社時に、マイナンバーを回収しなければならないのは手間ですよね。
マイナンバーは回収から破棄までの流れを記録しなければなりません。クラウドのソフトはスマホなどでマイナンバーの提出ができ、実務のコストを削減することができます。
給与ソフトに付随しているものを使うことで、記載が必要なものに自動的に転記してくれるので大変便利です。
買い替えの時期は年に１回？
給与ソフトを年の途中に移行すると、賃金台帳や源泉徴収簿をだせなくなってしまうので、別のソフトに切り替える業務が発生した場合は、毎年1月、年末調整が終わってからにしましょう。
1月切り替えのデメリットとすると、労働保険料の申告のデータは12月できれてしまうので、移行時には手計算が必要です。
給与ソフトの設定方法
給与ソフトの設定は知識がないと難しい？
社会保険の設定がなければ、給与ソフトの設定は自分でできるかもしれません。変更になるところは、毎年の住民税の金額と、雇用保険の料率、社会保険の料率などです。
非課税交通費など、所得税の対象になる給与かどうか、社会保険料の対象になる給与であるかどうかなどの判断も難しいでしょう。
給与ソフトで一番難しい設定は所定労働日数などの設定による残業代の決定です。就業規則を作っていないと、正社員の残業時間がいくらなのか確定できません。人を雇用する際に、社内のルールをきちんと整備することが重要です。
まずはお近くの社労士に相談することをお勧めします。
▶︎悩んだらまずこちら
従業員が入社して給与計算するまでにやること
従業員が入社した時に給与計算までにやることは以下です。
- 履歴書の回収
- 労働契約書の締結
- 自社特有の文書の締結ttps://
- 交通経路の確認、任意保険の確認
- 前職の給与の確認
- 扶養控除等申告書の回収
- マイナンバーの回収
上記は紙やデータで保管する目的です。実務では、銀行口座や従業員の住所情報はできるだけ、従業員にスマホなどで、データ入力してもらいましょう。
クラウドのソフトを使わなくても無料で、グーグルフォームというGoogleのソフトがあります。こちらを使うことで、作業は履歴書をみながらいちいち入力せず、作業が簡単になります。
▶︎Googleフォームの使い方はこちらから
おすすめの給与ソフト一覧
MoneyFowrd給与
出典：money foward 給与
MoneyFowrdは会計ソフトを購入すると自動的に給与計算ソフトと勤怠ソフト、マイナンバー管理ソフトがついてきます。そのため、給与計算ソフトと勤怠ソフトを使わない手はないでしょう。
個人の確定申告の利用者であれば、9,600円から使えます。会計ソフトと給与ソフトを変えたく、コストを抑えたいとなれば、マネーフォワードがおすすめです。
| 基本料金 | 35,760円(会計ソフト込み） |
| 追加料金 | １人500円から |
人事労務Freee
出典：人事労務freee
つばめのマークでお馴染み、クラウド会計ソフトのシェア率の高いFreee。会計ソフトとは独立して給与ソフトを出しています。マネーフォワードと違う点は給与ソフト単独で契約ができるという点です。
| 基本料金 | 23,760円から |
| 追加料金 | 500円から |
弥生給与(やよいの給与計算)
出典：弥生給与
弥生会計でお馴染みのやよいの給与計算と弥生給与は給与ソフトのなかで、定番ソフトです。ただ、設定方法が少し難しいので、はじめは社労士などに相談してソフトの設定をしたほうが無難です。
インストール型ではありますが、使い勝手は大変よく、ストレスなく利用ができます。
| 基本料金 | 27,000円(１年保守付き) |
| 保守料金 | 17,800円から |
給与らくだ
出典：給与らくだ
給与ソフトの中で、価格が安く、安定してつかえる給与らくだ。社労士が作った給与計算ソフトです。
| 基本料金 | 19,800円 |
| 追加料金 | 12,200円から(初年度無料) |
給与ソフトの比較
上記ソフトを改めて価格を比較しました。
| money foward | 35,760円(会計ソフト込み） |
| 人事労務freee | 23,760円から |
| 弥生給与 | 27,000円(１年保守付き) |
| 給与らくだ | 12,200円から(初年度無料) |
※マネーフォワードは法人価格です。個人事業主だと9,600 円です。（会計ソフト込み）
すべてクラウド化を想定するのであれば、個人事業主であればマネーフォワードがよい選択でしょう。もし会計ソフトを他で使っていたら会計ソフトごと変更してしまいましょう。
まとめ
給与計算ソフト導入についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。
はじめの所定労働時間などの、設定方法がとにかく難しいのではじめだけしっかり設定しましょう。法律の改正などは、保守料を払いながら運用していくのがよいでしょう。
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