この記事でわかること
①今、選ぶべき勤怠管理システム
②勤怠管理システムの選び方
目次
勤怠管理はなぜめんどくさいのか
勤怠管理システムをタイムカード&手作業でやる場合にはこのような順序になります。
- 従業員の勤怠システムの準備
- 従業員の打刻or紙に書くorスプレッドシート
- 従業員の打刻の整合性確認
- 従業員の打刻集計
- 勤怠時間に基づく給与計算
管理者がめんどくさいのは「3」と「4」です。もし、手書きで従業員が勤怠をつけている場合は、文字が見づらく判断作業に時間がかかります。
スプレッドシートでシステムを自作すると価格が安い
価格がおさえて、勤怠を集計するシステムを自分で作るとなれば、スプレッドシートがオススメです。
エクセルはエクセルはマイクロソフト社に料金を支払わないといけませんが、スプレッドシートであればGoogleアカウント作成することで、無料で使うことができます。
もし現状、紙で書いている事業者の方は、今の手書きのシートをスプレッドシートでデータにし、勤怠をスプレッドシートに切り替えるだけで、作業効率があがることでしょう。
▶︎スプレッドシートに悩んだらこちら
スプレッドシートのデメリットとすると毎月を月が変わったタイミングでファイルをコピーして、再度同じファイルをつくらないければならないことです。
人数が増えてきたら、加工が自由なスプレッドシートが俗人的になりやすいので、従業員の出入りが多くなってきたら、パッケージソフトの方がその後ストレスがないかもしれません。
従業員をリモートで管理したい
管理者が現場にいかず、もし従業員がリモートで勤怠管理する場合はスプレッドシートより、勤怠ソフトの方が便利です。
その場でしか勤怠がおせないような制限や、スマホで勤怠するときにGPSがつけることができたりすることで、不正の防止ができます。
また、もしオンラインシステムと連携するような勤怠システムを導入することで、日々稼働状況を確認することができます。
時給などを登録しておくことで、概算の給与計算ができるソフトもあります。
勤怠管理システムをいれる目的
勤怠システムをいれるときに何を目的に導入するのかを整理しておくことが重要です。システムによって用途が多岐にわたることがあるので、そこまで必要ないということであれば、安いシステムや、自作のスプレッドシートでも良いでしょう。
考えられる勤怠管理システムをいれる目的です。
- 勤怠集計を自動化してコスト削減したい
- 勤怠を見える化して業務改善したい
- 給与状況をみえる化してコスト意識を高めたい
- 勤怠集計業務から給与計算まで自動化してトータルコストを削減したい
規模が大きくなればなるほど、かかわる従業員の人数が増えるため、コスト削減には勤怠管理システムは最適です。個人的には5人超えたらタイミング的には導入して問題ありません。
勤怠システムの中には、シフト管理や休暇申請などのソフトもありますが、料金が高くなってしまうので、コスト削減を目的としましたらシンプルに勤怠のみのソフトを使うことをお勧めします。
おすすめの勤怠管理システム（2020年9月）
Touch On Time (タッチオンタイム)
出典：touch on time
おすすめの勤怠ソフトはタッチオンタイムです。おすすめの理由は、シンプルで価格が安いため。一人あたり「300円」であり、初期費用もありません。
打刻の方法も指紋認証、パスワード認証、ICカード認証と3通りあります。打刻の機械も価格が安くパソコンにつなぐ必要もありません。
ただ、小規模の事業者であれば、特に機器を購入する必要はなく、会社にある共有パソコンや共有スマホなどで勤怠をきってもらうか、各自のもっているスマホで出勤をしてもらうことができます。
難しい人事マネジメント資料などは集計できませんが、出勤退勤だけに特化するのであれば十分です。
| 初期設定費用 | 0円 |
| 一人当たり利用料金 | 300円（税抜き） |
人事労務freee
バージョンアップしたことで、勤怠管理までできるようになった人事労務freee。打刻方法は勤怠管理システムに比べたら種類はありませんが、小規模事業者であれば、共有パソコンや従業員のスマホで対応ができます。
もしFreeeの会計ソフトを使うとなれば、人事労務Freeeは価格が高いのでぜひ活用しましょう。
| 初期費用 | 47,760円(税抜)給与計算込み |
| 一人当たり利用料金 | 500円(税抜) |
Money Foward 勤怠
出典：money foward
会計ソフトのmoney fowardを導入していたら、money foward勤怠で決まりです。money foward給与が出た頃のシステムは本当に使えないものでありますが、給与から独立してmoney foward勤怠としてリニューアル。
価格も300円と安いので、マネーフォワード の会計ソフトを使っていたらぜひ使ってください。会社の共有PCや個人のスマホでも打刻も可能ですし、機器の販売もしているため、ICカードでの打刻も可能です。
| 初期費用 | 会計ソフト利用料金に基づく |
| 一人当たり利用料金 | 300円(税抜) |
まとめ
おすすめの勤怠システムを紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。給与ソフトがクラウドソフトであれば、その連携する勤怠管理システムを使うのが一番です。
特にそのような機能がなければタッチオンタイムを使うと良いでしょう。
小規模事業所で、ICカードで勤怠をきれるとカッコ良いですが、特に必要なければ共有PCや個人のスマートフォンで勤怠をきることで、導入コストも大幅に下げれます。
システムを導入する時はいらない機能を、勢いで契約してしまいがちなので、冷静に契約すること良いでしょう。
▶︎勤怠システムのご相談はこちらから
